Ausschreibung
Definition
Eine Ausschreibung dient der Beschaffung von marktgängigen Preisen für Dienstleistungen und beinhaltet in einem ersten Schritt die Ermittlung des Kundenbedarfs und der Anforderungen an die Ausschreibungsdokumente. Nach der Zusammenstellung aller nötigen Unterlagen werden diese – ggf. mit Hilfe unserer Onlineplattform getFM – dem Markt zur Verfügung gestellt und Angebote eingeholt. Nach Sichtung der qualitativen und quantitativen Kriterien wird ein Bieter für die Leistungserbringung vorgeschlagen.
Unsere Leistungen
Wir analysieren neben den Bestandsdokumenten auch die Prozesse, insbesondere an der Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Dienstleister und liefern die Kalkulation und einen Mustervertrag. Die erforderlichen Leistungen werden mit unserer speziellen Prozesslandschaft abgebildet, hier können spezifische Service Level angebracht werden. Öffentliche Verfahren begleiten wir mit viel Know-how im aktuellen Vergaberecht.
Vergabe
Definition
Nach einer erstellten Ausschreibung werden die Leistungen im Rahmen eines strukturierten Vergabeverfahrens an den wirtschaftlichsten Bieter vergeben. Dazu ist es nötig, die eingegangenen Angebote auf ihre Richtigkeit und Plausibilität hin zu überprüfen.
Unsere Leistungen
Wir führen nach Erhalt der Angebote im Auftrag unseres Kunden eine klar strukturierte Auswertung durch. Etwaige Bieterfragen werden im Vorfeld beantwortet und allen Bietern anonymisiert zur Verfügung gestellt. Wir koordinieren die Bieter und stimmen Termine für Objektbegehungen ab. Auf dieser Grundlage bereiten wir die Vergabeverhandlungen vor. Hier werden insbesondere die Preise der Bieter hinterfragt und die Konzepte vorgestellt. Der im Anschluss von uns vorbereitete Vergabevorschlag besteht aus verschiedenen Auswertungstabellen und einer detaillierten Ergebnisdarstellung.
Workshops
Definition
Workshops sind ein Instrument, mehrere Teilnehmer zu einer Diskussion über ein definiertes Thema zusammen zu bringen. Sie finden im Idealfall abseits des Arbeitsalltags statt. Für einen Workshop sind zwischen einem halben und zwei Tagen einzuplanen. Ein Workshop dient dem strukturierten Finden von Ideen, Maßnahmen und Lösungen.
Unsere Leistungen
Wir unterstützen durch gezielte Moderation in allen Belangen des Facility-Management. Ob fachlicher Input oder Moderation der Beteiligten mit Unterstützung durch unsere Methodenkompetenz, ob zum Einstieg in ein Projekt oder als Meilensteine innerhalb der beratenden Tätigkeit: Workshops sind für uns ein wichtiges Element der Beratung.
Start-Up
Definition
Das Start-Up ist der wichtigste Schritt für die Implementierung eines neuen Facility-Management-Dienstleisters für das Gebäude oder die Liegenschaft. Mit diesem Schritt steht und fällt die zukünftige Bewirtschaftung für viele Jahre. Qualifiziertes Personal, die zufriedenstellende Umsetzung des Leistungsverzeichnisses und der richtige Projektplan sind die Grundlage für den erfolgreichen Start und die langfristige Sicherstellung der Leistungserbringung.
Unsere Leistungen
Wir gleichen für Sie die Leistungsverzeichnisse mit den Gegebenheiten vor Ort ab, erstellen Maßnahmenpläne, steuern und koordinieren den Dienstleister und stellen sicher, dass alle relevanten Inhalte professionell umgesetzt werden. Dabei prüfen wir die Dokumentationen der Gebäude und Liegenschaften und stehen Ihnen moderierend bei Jour-Fixe-Terminen oder Besprechungen zur Seite.
Audits
Definition
Audit leitet sich vom lateinischen Wort für Anhörung ab und ist eine geplante, systematische Prüfung im Unternehmen mit dem Ziel, die Einhaltung und den Erreichungsgrad vorgegebener Kriterien oder Vertragsbestandteile zwischen Auftraggeber und Dienstleister oder interner Facility-Management-Abteilung zu kontrollieren. Mit Hilfe eines Audits wird verglichen, ob ein bestimmter Zustand dem vorgesehenen Ziel entspricht.
Unsere Leistungen
Wir lehnen uns mit unseren Auditverfahren an die ISO 9001 an, unser Hauptaugenmerk liegt jedoch auf der Leistungserbringung der Facility-Management-Prozesse. Unsere Audits führen wir mit dem eigens entwickelten Online-Tool getFM mit einer seit Jahren erprobten Systematik auf Basis eines umfangreichen Fragenkatalogs durch. Die Überprüfung bezieht sich sowohl auf die Steuerungsprozesse (z. B. durchgeführte Unterweisungen) als auch die operativen Prozesse (z. B. dokumentierte Wartung). Daher findet ein Audit immer vor Ort statt. Die Bewertung kann auf Wunsch um die Einschätzung eines Objektverantwortlichen und einer Selbstbewertung des Dienstleisters ergänzt werden und rundet damit die 360 Grad Sichtweise ab.
Dienstleisterwechsel
Definition
Ein Dienstleisterwechsel kann verschiedene Ursachen haben. Damit bei einem Dienstleisterwechsel keine wichtigen Informationen verloren gehen und der neue Dienstleister beste Voraussetzungen für seinen Leistungsbeginn nach einer Vergabe hat, ist eine professionelle Rückabwicklung nötig.
Unsere Leistungen
Wir führen diesen Prozess strukturiert für den Auftraggeber durch. Im Fokus stehen die Unterlagen, die bei Vertragsende geschuldet werden (z. B. Bestands-, Betriebs- und Abrechnungsdokumentationen, Schlüssel, Zutrittskarten, Passwörter). Es wird sichergestellt, dass der Status der laufenden Aufträge, aktuelle Mängel und offene Punkte transparent dargestellt und abgearbeitet werden, damit der Wissenstransfers und die Einweisungen der neuen Mitarbeiter bzw. Dienstleister in Örtlichkeiten und Anlagen reibungslos funktionieren kann. Maßgeblich unterstützen wir hier in regelmäßigen Jour fixe-Terminen.
Jours fixe
Definition
Ein Jour fixe ist ein festgelegter, regelmäßig stattfindender Termin, zu dem sich eine Gruppe zusammenfindet, um Themen und Maßnahmen nachzuhalten. Im Facility-Management benötigt man Jours fixe z. B. für die Dienstleistungssteuerung, bei einem Dienstleisterwechsel oder auch im laufenden Betrieb für die Leistungsüberwachung in Projekten.
Unsere Leistungen
Wir übernehmen im Jour fixe die Moderation, bereiten Problemthemen auf und legen Maßnahmen fest, die termingerecht abgearbeitet werden müssen. Die Vor- und Nachbereitung der Termine findet in der Zeit zwischen den Terminen statt. Zudem stehen wir zu allen laufenden Fragen bezüglich des Betriebs zur Verfügung.
getFM
Definition
CAFM-Systeme (Computer Aided Facility-Management) sind die IT-Basis im Facility-Management, um Daten, Abläufe und Informationen zentral zu speichern und für die beteiligten Mitarbeiter in verschiedener Form zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen.
Unsere Leistungen
Wir bieten unser eigenentwickeltes System getFM als CAFM-System an, nutzen es aber selbst auch umfassend für unsere Projekte. getFM ist internetbasiert und daher mobil von überall aus nutzbar. Verschiedenste Nutzerberechtigungen und ein modular erweiterbarer Aufbau ermöglichen einen zielgerichteten Einsatz. Für uns ist getFM in den Leistungen Qualitätssicherung (Audits), Datenaufnahmen und Maßnahmenverfolgung sowie Vergaben ein Unterstützungsinstrument.